自考《档案管理学》[00511] 2022年4月复习资料(6)

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自考复习资料:课程名称:《档案管理学》 课程代码:00511 建议2022年4月时复习使用。

课程名称:《档案管理学》课程代码:00511

适合年份:2022年4月

保管工作

一、保管工作的含义为:

1、库房管理

2、档案流动过程中的保护

3、保护档案的专门措施

二、保管工作的任务有:

1、防治档案的损坏;包括自然损坏和人为损坏。

2、延长档案的寿命;

3、维护档案的政治安全,防止泄密。

三、基本要求

1、以防为主,防治结合

2、加强重点,照顾一般

3、自力更生,勤俭节约

4、立足长远,保证当前

四、意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低,对提高档案管理工作水平具有重大的影响,甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象,提供一个最起码、最基本的前提。

档案检索工作的地位

一、检索工作在整个档案工作中的地位

1、检索是提供利用的先期工作

档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作,具体解决每个案卷或每一份文件的查找,是通过检索来实现的。

2、检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段

3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

编制检索工具的要求和排检方法

一、基本要求

(一)全--信息存储丰富

(二)准--检索准确

(三)快--迅速

(四)便--检索要方便

二、应当注意的问题:

要在重要的档案上下功夫,不要平均使用人力物力。

1、一般的可著录到案卷级,重要档案则可著录到文件级。

2、强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

三、排检方法

(一)分类法:

以科学的分类为基础,结合档案的内容和特点,运用概念划分的方法,把性质相同的档案线索汇集在一起,分门别类地组成一个检索体系。

现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

(二)按文号排检法:

即按照文号的先后顺序进行排列,一般有文号目录、文号对照表。

(三)按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具,一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1、部首偏旁法:采用不多,因为它在排列上有相当难度,很多偏旁难以掌握。

2、笔数、笔形法:其困难在于繁,简字的问题。

3、四角号码法:全国的人名、地名卡片采用此法较多。

4、音序法:按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。

(四)按地序排检法

按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

(五)主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。

目前在档案界,比较推崇的是分类法和主题法,两者各有优缺点。

中国档案分类法

1987年出版《中国档案分类法》第一版。1996年出版第二版。

《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

中华人民共和国档案分类表,由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。

《中国档案分类法》虽然设有检索方法,但手工翻阅,检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点,制作一部电子版的《中国档案分类法》。

档案著录含义:

是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程,称为分类标引。赋予其主题标识的过程,称为主题标引。

表格式著录格式直观,易于掌握,用计算机著录一般都用表格式。

段落符号条目著录格式如下:(见PPT)

档案的标引

在档案著录中对档案内容进行分析和选择,并赋予其规范化检索标识的过程,称为档案标引。

一、标引方式

(一)标引工作按照工作方式分为人工标引和机器标引。

(二)标引工作按照检索体系区分为分类标引和主题标引。

(三)标引工作按提供检索标识的数量分为浅度标引和深度标引。

二、档案标引的质量指标

(一)标引的网罗度,是指标引工作中确认档案所有主题的程度。

(二)标引的专指度,是检索标识表达档案内容的精确度。

(三)标引的一致度,即选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度。

三、档案的主题标引

主题标引是对档案内容进行主题分析,赋予主题词标识的过程。

两项任务:一是从档案中分析、提取有关某一主题的情报信息;二是将得出的主题概念,按照主题词表标出主题词。

(一)档案主题标引的程序

1、阅读文件,了解主题。

2、主题分析。主要分析主题的类型与结构。

类型:单主题和多主题。

结构:亦称主题因素。

主要有:主体因素、通用因素、位置因素、时间因素、文件类型因素。

3、主题概念的提炼。

4、主题概念的转换。

5、标引记录。

6、校对审查。

(二)档案主题词的选词标引规则

1、标引必须持客观态度

2、档案主题标引的核心,是揭示文件或案卷论述的主要事物或问题。

3、选定的主题词必须是正式主题词。

4、必须使用词表中最专指的主题词标引。

5、当词表中找不到最专指的主题词时,刚应选用最直接相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。

(三)主题词的组配和组配规则

是指运用主题词的语义关系和逻辑性质,通过不同主题词之间的语法限定或逻辑组合,把两个或更多的主题词组合在一起,来表达档案文件的复杂概念和某一个完整的主题。

主要有:

1、概念限定组配。

2、概念相交组配。

四、档案分类标引

档案分类标引是将档案进行主题分析,赋予分类号标识的过程。

(一)分类标引的程序。

1、确定使用何种分类表。

2、深入进行主题分析。

分析题名;审读正文;查阅文件版头与附加标记;相互商讨。

3、确定归属类别。

4、给予分类号。

5、审查核对。

(二)档案分类标引基本规则

(1)档案分类标引必须依据《中国档案分类法》及其分类原则,辨清类目的确切含义,不能孤立地理解类目的含义。

(2)档案分类标引的内容,必须是档案文件中论述比较具体的,有一定参考利用价值,可以成为检索对象的。

(3)档案分类标引必须符合专指性的要求,将档案文件分入最大用途和最切合档案内容的类目,给予准确的分类号。

(4)档案分类标引应能为利用者提供必要数量的检索途径。

(5)档案分类应保持一致性。

(三)档案分类标引的方法:

1、一份文件或一个案卷只论述一件事或一个问题时,一般依照其内容性质,赋予分类表中恰当的分类号。

2、从不同的方面来论述同一主题的文件,则按分类表中有关分散和集中的要求,归入相应的类目。

3、一份文件或一个案卷论述的是两个或两个以上的主题时,必须分析其各主题的相互之间的关系,然后确定给予一个或几个分类号。

档案检索工具

一、作用

档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面:1)存储。2)查检。

档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。

(一)桥梁作用

(二)交流作用

(三)管理作用

上述3个方面的作用是就档案检索工具的整体而言的,某一种检索工具可侧重于其中一个或两个方面。

二、档案检索工具的分类

档案检索工具的种类较多,根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。

1、按编制方式分为

目录、索引、指南。

2、按载体形式分为

书本式检索工具

卡片式检索工具

缩微检索工具

机读式检索工具

3、按检索范围分为

全宗范围检索工具

档案馆范围检索工具

专题范围检索工具

馆际检索工具

4、按功能分

馆藏性检索工具

查检性检索工具

介绍性检索工具

三、常见档案检索工具

1、案卷目录

案卷目录是以案卷为单位,依据档案整理顺序编排的检索工具。

案卷目录一般采用书本式,其目录表包括:顺序号(案卷号)、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。

表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题,如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。

2、全引目录

案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册,兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

3、全宗目录

全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具,它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围,以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大,全宗较多的大中型档案馆。

4、分类目录

分类目录是根据体系分类法的原理,以分类号为排检项,依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容,具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。

5、主题目录

主题目录是根据主题法的原理,将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容,具有较好的特性检索功能。

6、专题目录

专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。

7、文号索引

文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具,它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式,所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目,形成文号目录。

8、人名索引

人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。在档案利用中检索人物占有相当的比重,由于在标题中很少反映人名,以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。

9、地名索引

地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料,地名索引可较好地满足这一类利用需求,从地区角度提供较为全面的档案线索。

10、档案馆指南

档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书,又称档案馆介绍。它是档案馆面对社会的一种宣传、报道性工具,借助这种工具,利用者可以较为全面地了解馆藏档案情况及利用档案过程中所需的各种信息。

档案馆指南从揭示馆藏的详简程度上可分为简明指南和详细指南,从揭示档案馆的范围上可分为单一档案馆指南。

档案馆指南一般应包括6部分内容。

1.说明或序言

2.目录

3.档案馆概况

4.馆藏档案情况介绍

5.馆藏资料情况介绍

6.附录

11、全宗指南

全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书,又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分:

A.立档单位和全宗的历史概况

在档案利用活动中,对立档单位历史的了解直接关系到对档案内容的理解。因为档案是历史的记录,不了解档案产生单位的性质、职能及机构设置情况,就难以全面认识该机关档案的价值。这一困难尤其发生在后代人利用前代人形成的档案,同代人利用其他机关形成的档案等情况中。对立档单位情况的介绍主要包括单位名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。

B.全宗内档案概况

主要包括档案的来源、数量、进馆日期、整理、保管、鉴定情况、完整程度、所编制的检索工具等。

C.档案的内容与成分

一般依原整理体系加以介绍,如果是按组织机构分类的,可按照机构逐一介绍,如果是按问题分类的,可按原划分的类目逐一介绍,这样介绍起来比较方便,而且由于与整理情况相对应,也比较清晰。介绍档案内容时原则上是以案卷为单位,亦可视实际情况灵活掌握,对于若干个问题相近或相同的案卷可合并介绍;对有特色和价值较大的文件可单独介绍。

12、专题指南

专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书,又称专题介绍。专题指南的基本结构可由以下3部分组成

“自考《档案管理学》复习资料”由重庆自考网整理发布。

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